AFAS-Power BI koppeling: Zo haal je het maximale uit je data

AFAS is een toonaangevend Nederlands softwarebedrijf dat bedrijfsprocessen automatiseert. Vooral bekend om AFAS Profit, hun geïntegreerde ERP-systeem, ondersteunt het onder meer HR, finance, projectmanagement en logistiek. Voor organisaties die alles uit hun data willen halen, is inzicht in deze bedrijfsprocessen essentieel.

Waarom Power BI?

Microsoft Power BI is een krachtige tool voor data-analyse en visualisatie. Het helpt bedrijven om complexe data overzichtelijk te maken via interactieve dashboards. Door Power BI te combineren met AFAS kun je dieper in je data duiken en sneller beslissingen nemen.

De kracht van de AFAS Power BI koppeling

Met een AFAS koppeling verbind je de data van AFAS direct met Power BI. Dit gebeurt vaak via een connector of API, die ervoor zorgt dat data uit AFAS automatisch en veilig wordt geïmporteerd in Power BI.

Waarom is deze koppeling zo waardevol?

Realtime data: Geen handmatig exporteren meer, de gegevens in Power BI zijn altijd up-to-date.
Betere inzichten: Maak zelf dashboards met de belangrijkste KPI’s.
Tijdbesparing: Automatische dataoverdracht scheelt veel administratieve rompslomp.
Flexibiliteit: Koppel verschillende AFAS-modules zoals HR, finance of projectbeheer.

Stap-voor-stap AFAS koppelen met Power BI

Stap 1: Voorbereiding

Licenties en Toegang

Je hebt een geldige licentie nodig voor zowel AFAS Profit als Power BI. Daarnaast moet je API-toegang binnen AFAS geactiveerd hebben, zodat externe applicaties data kunnen ophalen.

Data die je wilt koppelen

Bedenk eerst welke gegevens relevant zijn. Wil je bijvoorbeeld financiële rapporten, HR-statistieken of salesdata analyseren? Dit bepaalt welke AFAS-gegevens je via de koppeling gaat gebruiken.

Stap 2: De juiste connector kiezen

Wat is een AFAS Power BI connector?

Een connector is een softwarebrug tussen AFAS en Power BI. Er zijn verschillende opties:

Standaard AFAS API: Direct koppelen via AFAS API.
Derde partij connectoren: Tools die de koppeling vereenvoudigen, bijvoorbeeld Power BI connectoren die speciaal voor AFAS zijn gemaakt.

Welke connector past bij jou?

Voor organisaties die volledige controle willen en eigen IT-kracht hebben, is de directe API-koppeling vaak de beste optie. Kleine bedrijven of teams zonder IT-specialisten kiezen soms liever voor gebruiksvriendelijke derde partij connectoren.

Stap 3: Data importeren en transformeren

Gebruik Power BI Desktop om de data op te halen via de connector.

Data transformeren met Power Query

Power BI beschikt over Power Query waarmee je data kunt filteren, opschonen en voorbereiden. Denk aan:

Kolommen hernoemen
Gegevens combineren of splitsen
Berekeningen toevoegen (bijv. marge berekenen)

Stap 4: Dashboards ontwerpen

Wat maakt een goed dashboard?

Overzichtelijk: Geen overdaad aan cijfers, focus op belangrijkste KPI’s.
Interactiviteit: Filters en drill-down opties voor diepere analyses.
Visueel aantrekkelijk: Grafieken en tabellen die makkelijk te begrijpen zijn.

Populaire dashboards in combinatie met AFAS

HR dashboard: Verzuim, verloop, medewerkersprestaties.
Finance dashboard: Omzet, kosten, winstgevendheid.
Project dashboard: Voortgang, budgetten, resource planning.

Technische tips voor een stabiele koppeling

API limieten en performance

AFAS API heeft limieten op het aantal aanvragen per tijdseenheid. Plan daarom je dataverversingen slim in, bijvoorbeeld ’s nachts.

Veiligheid

Gebruik altijd beveiligde verbindingen (HTTPS) en zorg dat API-sleutels vertrouwelijk blijven.

Data-refresh instellen

Power BI ondersteunt automatische data-refreshes. Stel dit in zodat dashboards altijd actuele cijfers tonen.

Veelgestelde vragen over AFAS koppelingen met Power BI

De integratie van AFAS Software met Microsoft Power BI opent de deur naar krachtige datavisualisatie en -analyse. Steeds meer organisaties willen hun administratieve, HR- of financiële data uit AFAS omzetten in interactieve dashboards in Power BI. Maar hoe werkt dat precies? In dit artikel beantwoorden we de meestgestelde vragen over de koppeling tussen AFAS en Power BI.

1. Kan ik alle AFAS-modules koppelen met Power BI?

Ja, mits de module API-toegang biedt

AFAS biedt een uitgebreide REST-API, genaamd AFAS Profit REST API, waarmee data uit verschillende modules toegankelijk wordt. Denk hierbij aan:

HRM en Payroll
Financieel
Projecten
CRM
Inkoop & verkoop
Voorraadbeheer

Zolang een module via de API gegevens beschikbaar stelt, is een koppeling met Power BI mogelijk. Houd er wel rekening mee dat niet alle modules standaard zijn ontsloten; je moet soms de juiste GetConnectors of UpdateConnectors activeren binnen je AFAS-omgeving.

2. Is technische kennis vereist om de koppeling op te zetten?

Basiskennis is gewenst, maar hulp is beschikbaar

Hoewel AFAS en Power BI beide gebruiksvriendelijk zijn, vraagt het opzetten van een koppeling wel enige technische kennis. Denk aan:

Basisbegrip van API's en hoe je toegang aanvraagt
Kennis van Power BI Desktop (zoals query’s bewerken in Power Query)
Werken met autorisatietokens en endpoints

Heb je deze kennis niet in huis? Dan kun je altijd een specialist inschakelen, of gebruik maken van externe koppelingen via tools zoals Dataddo, PowerAutomate of gespecialiseerde datapartners.

3. Hoe veilig is het om AFAS te koppelen met Power BI?

Zeer veilig mits goed ingericht

Veiligheid is uiteraard cruciaal. AFAS biedt beveiligde toegang via:

OAuth2-authenticatie
SSL-gecodeerde API-verzoeken
Beheer van gebruikersrechten via InSite

Zorg ervoor dat je enkel de data deelt die nodig is en dat je gebruik maakt van een service-account in plaats van een persoonlijk account voor API-verkeer. Zo voorkom je dat dashboards onbedoeld toegang geven tot vertrouwelijke gegevens.

4. Welke soorten data kan ik ophalen uit AFAS in Power BI?

Bijna alle gegevens zijn te ontsluiten

Enkele voorbeelden van veelgebruikte datasets die je in Power BI kunt visualiseren:

Medewerkersgegevens (HRM)
Salarisadministratie
Verlof en verzuim
Debiteuren en crediteuren
Inkoopfacturen en verkoopfacturen
Projectkosten en urenregistratie
CRM-gegevens zoals leads, contacten en offertes

De structuur van de data komt in Power BI als tabellen, die je vervolgens kunt koppelen, filteren en visualiseren.

5. Hoe vaak worden gegevens bijgewerkt tussen AFAS en Power BI?

Afhankelijk van de ingestelde refresh-tijden

In Power BI kun je instellen hoe vaak je gegevens wilt vernieuwen:

Power BI Desktop: handmatige vernieuwing
Power BI Service (online): automatische vernieuwing tot 8 keer per dag (of vaker met Premium)

Wil je real-time dashboards? Dan kun je overwegen om gebruik te maken van streaming datasets of een tussenliggende datalaag, zoals een SQL-database die periodiek wordt gevoed vanuit AFAS.

AFAS en Power BI: optimaal gebruik maken van je data

De combinatie van AFAS en Power BI biedt een enorme kans voor elk bedrijf om data om te zetten in heldere inzichten. Of je nu inzicht wilt in je HR-data, financiële cijfers of projecten: met een goede AFAS koppeling en krachtige Power BI dashboards kun je snel schakelen en betere beslissingen maken.

Kort samengevat:

AFAS is je data bron; Power BI je visualisatie- en analysetool.
Een stabiele connector of API-koppeling is cruciaal.
Focus op dashboards die aansluiten bij jouw bedrijfsdoelen.
Plan data-updates zorgvuldig voor optimale prestaties.
Gebruik interactieve rapporten om je data levendig te houden.

FAQ - AFAS-Power BI koppeling

Q: Wat is het verschil tussen een AFAS koppeling en een AFAS connector?

A: Een koppeling is het algemene proces van verbinden, terwijl een connector een specifieke tool of softwarecomponent is die deze verbinding technisch mogelijk maakt.

Q: Hoe werkt Power BI met AFAS Profit samen?

A: Power BI haalt via de API data uit AFAS Profit op en visualiseert die in realtime dashboards.

Q: Kan ik ook zelf rapporten bouwen met de data uit AFAS?

A: Ja, Power BI is heel gebruiksvriendelijk en geschikt voor zowel beginners als gevorderden.

Q: Zijn er kosten verbonden aan de koppeling?

A: Ja, naast de licentiekosten voor AFAS en Power BI kunnen kosten voor connectoren of development tools van toepassing zijn.

Q: Is de data in Power BI altijd up-to-date?

A: Dat hangt af van hoe je de data-refresh instelt; je kunt het instellen op bijvoorbeeld elk uur of elke dag.

Auteur

Datum

Categorie